La GED (Gestion Électronique de Documents) est un système qui permet de dématérialiser, classer, stocker, rechercher et partager vos documents numériques. Elle remplace les classeurs papier par une base documentaire centralisée accessible à tous les collaborateurs autorisés. Les avantages : gain de place, recherche instantanée, partage facilité, sécurité renforcée, et conformité réglementaire.

Tous les documents peuvent être dématérialisés : factures (fournisseurs et clients), contrats, documents RH (bulletins de paie, contrats de travail), documents techniques (plans, procédures), correspondance (courriers, emails importants), et archives. La dématérialisation peut être progressive, en commençant par les documents les plus volumineux ou les plus consultés.

Oui, la dématérialisation est légalement reconnue en France depuis la loi de 2000 sur la signature électronique. Pour les factures, la dématérialisation est même obligatoire pour les entreprises (calendrier progressif). Les documents numérisés ont la même valeur probante que les originaux papier si les conditions de numérisation et de conservation sont respectées.

La recherche dans une GED est puissante : recherche par mots-clés dans le contenu (grâce à l’OCR), recherche par métadonnées (date, auteur, type, client), recherche par arborescence (dossiers), et recherche par filtres combinés. Un document se trouve en quelques secondes, contre plusieurs minutes (voire heures) dans des archives papier.